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关于做好机构改革中档案处置工作的通知
 
索 引 号:446888745/2018-415441 号: 统一登记号:
登记日期: 发文日期:2018-10-31 信息时效期:
所属机构: 公开范围:全部公开 公开方式:政府网站
公开责任部门:市档案局
 

各区县(市)委,各区县(市)人民政府,益阳高新区工委、管委会,大通湖区管委会,市直及中央、省属驻益各单位:

为切实做好机构改革中的档案处置工作,维护档案完整与安全,根据中央和省委的决策部署以及档案法等有关规定,结合我市实际,经市委、市人民政府同意,现就有关事项通知如下。

一、档案归属与流向

涉及机构改革单位(以下简称涉改单位)的档案处置工作,以维护全宗单位档案的齐全完整、确保档案的安全规范管理、方便档案查阅利用为原则。具体要求如下:

(一)不再保留、不再设立或不再保留单设、撤销建制的部门和单位的档案,自变动之日起全宗终止,档案实行封口管理,不得分散。其档案按专业要求整理,原则要求同步进行数字化后,移交同级国家综合档案馆。新组建机构确因工作需要暂时保留涉改单位档案的,必须书面报同级档案行政管理部门同意,由新机构代为保管,达到规定年限后再移交同级国家综合档案馆。

(二)重新组建或以原机构为基础组建、更名、职能优化的部门和单位,沿用原档案全宗。

(三)组建的新机构自成立之日起,新设档案全宗进行管理。

(四)组建的委员会或领导小组,其办事机构设在有关部门的,不单设档案全宗,其档案纳入有关部门档案全宗进行管理。

(五)归口部门统一管理且对外保留或加挂牌子的机构,不单独设档案全宗。

(六)因整合、优化需要,原机构的部分职责划入其他机构,划入前履行该职责形成的档案仍属原档案全宗,不得分散,不得擅自带入新机构。相关机构需要利用该部门档案的,档案保管部门应按照规定提供利用。

二、处置范围与内容

(一)处置范围

这次机构改革所涉及的部门和单位(含群团组织、企事业单位),均须按照档案的归属与流向做好档案处置工作。

(二)处置内容

1.档案

文书档案:包括机构改革前保管的和机构改革过程中形成的全部文书档案。

科技档案:包括科研档案、项目档案、基建档案、设备档案等。

专业档案:包括会计档案、审计档案、已故人员人事档案,以及业务职能活动中形成的业务档案等。

公务礼品档案:包括公务礼品实物及其附件、文字说明材料,如工艺品、模型、纪念牌匾、纪念杯、锦旗、字画、领导同志签字题词等。

音像档案:包括照片、底片、数码照片、录音带、录像带、光盘、磁盘等。

实物档案:包括印章,奖牌、证书、锦旗、奖杯等荣誉品,字画、手迹、原单位招牌等。

电子档案与数据:包括办公系统、业务系统中形成的反映单位职能活动的电子文件及元数据、纸质档案数字化副本等。

2.资料

包括各种业务职能活动中形成的资料,以及本单位组织机构沿革、大事记、基础数据汇编、公开出版发行物、图书等。

3.检索工具

包括纸质目录、电子目录、全宗卷等。

三、处置工作要求

(一)迅速制定处置工作方案

各涉改单位应制定本单位档案处置与管理工作方案,明确档案归属与流向,档案处置工作负责机构和人员,档案收集、整理的要求,档案清点情况、交接程序及日常的保管、利用要求,统计档案门类、数量,编制档案处置工作时间表。档案处置与管理工作方案应在机构改革方案正式公布后一周内报同级档案行政管理部门审查。

(二)全面加强收集清点

各涉改单位应加强对各门类档案的收集与清点,确保文件材料归档齐全完整。特别要结合单位主要职能,对职能工作中可能形成的文件材料列出清单,对照清单清查散存在各内设机构和个人手上的文件材料。档案收集清点工作要造册登记,负责人签字,做到应收尽收,应归尽归。收集清点的档案形成时间截止到组建的新机构成立之前(以新机构名称对外开展工作之日为时间点,下同)。

(三)认真组织鉴定整理

各涉改单位应严格按照国家和行业的有关档案标准规范对所有档案进行鉴定整理,并编制好检索工具,完善全宗卷,方可移交给同级国家综合档案馆或组建的新机构。组建的新机构成立之前形成的文件材料归入原机构档案全宗,由各涉改单位负责整理;组建的新机构成立之后形成的文件材料,由组建的新机构收集整理归档。各涉改单位机构改革期间,严禁销毁任何档案。

(四)严格规范处置手续

各涉改单位应严格履行档案处置交接手续。一是规范内部移交手续,对散存在单位各内设机构和个人手中的档案,由单位档案室统一接收,办理交接手续。二是规范向同级国家综合档案馆或新机构移交手续,移交工作应在交接双方分管档案工作的负责人主持下,确认无误后,双方在交接文据上签字,一式三份,由交接双分分别存入各自全宗永久保管,1份交同级档案行政管理部门备案。档案处置工作应在新组建机构成立之日起2个月内完成。

四、强化组织保障

(一)切实加强领导

这次机构改革涉及面广,时间紧,档案处置任务重。全市各级各单位要高度重视涉改单位的档案处置工作,提高政治站位,把涉改单位档案处置工作纳入机构改革组织实施的总体部署,切实加强组织领导。各涉改单位要成立档案处置工作领导小组,单位主要负责人担任组长,组织精干力量做好档案处置的各项工作。档案处置与管理工作方案要提交单位党组织专题研究,细化工作举措,倒排时间工期,把好时间节点,做到档案处置工作与机构改革工作同步推进。

(二)严格落实责任

各涉改单位主要负责人要切实担当起档案处置工作的主体责任,把档案清查及收集、鉴定、整理、移交等每个环节任务都明确到岗、责任到人,做到档案处置不到位,处置队伍人员不能散。各级党委和政府要把档案处置工作作为评估机构改革工作是否落实到位的重要指标,加强检查与督促。各级党委深化机构改革领导小组及其办公室要把档案处置工作纳入专项督查的内容,加强统筹与协调。各级档案行政管理部门要履行业务主管职能,提前介入,加强业务指导和服务。各级国家综合档案馆要组织专门力量做好涉改单位档案接收服务工作。

(三)确保档案处置经费

涉改单位在档案处置过程中必须确保档案处置经费,确因单位经费不足的,由涉改单位申请各级财政解决。各级财政部门应视情迅速安排各涉改单位申报的档案处置经费,以确保涉改单位档案处置工作顺利进行。

(四)严肃纪律规矩

机构改革中的档案处置工作是一项政治性、政策性很强的工作,必须严明纪律与规矩。在机构改革过程中,任何单位和个人不得私自带走、留存、转移和销毁档案。对机构改革中造成档案丢失、损毁、泄密的单位和个人,对拒不按国家规定处置和移交档案的单位和个人,要严格依据档案法、保密法和《档案管理违法违纪行为处分规定》的规定,追究单位领导和有关人员责任。各级纪检监察机关要严肃查处涉改单位档案处置工作中的失职、渎职行为。

 

中共益阳市委办公室

益阳市人民政府办公室

2018年10月26日

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