住房公积金中心管理部档案分类大纲

　　住房公积金为支持职工改善住房条件，促进城镇住房建设发挥了重要作用。住房公积金业务档案是对公积金中心业务活动的真实记录，是进行贷款管理、财务分析及资产质量管理的原始凭证和参考依据。益阳市住房公积金管理中心是直属市人民政府的事业单位，负责全市住房公积金的管理和营运。辖市直和资阳、赫山、安化、桃江、沅江、南县、大通湖共8个管理部。笔者通过对全市住房公积金8个管理部业务档案工作情况的走访调研，现将其具体情况汇总如下：

　　一、住房公积金业务档案的特点

　　住房公积金业务档案是缴存单位或个人住房公积金帐户设立、缴存、提取、使用、变更、注销等活动中形成的，具有参考利用价值的各种形式和载体的原始记录。它是住房公积金管理工作的基础，是承担住房公积金管理的职能部门，经办机构和缴存单位做好工作的依据。同时，也是国家档案信息资源的重要组成部分，它具有档案的一般性，也有行业的特殊性，更具有地方的独特性。

　　1、内容的复杂多样性

　　住房公积金业务档案主要包括归集档案、贷款档案和提取档案。归集档案主要包括：新建制缴存单位登记、信息变更及审核材料；职工个人帐户设立、新增转移、封存、销户等业务信息变更表；缴存工资基数、缴存比例年度调整清册；缴存年度对帐清册及回执；缴存单位建立住房公积金制度年度验审表；办理归集业务中需要归档的其他材料。

　　贷款档案包括住房公积金个人贷款档案、住房公积金贷款楼盘管理档案、房屋抵押登记管理档案。

　　提取档案具体包括：提取申请及证明材料；购买、建造、翻建或大修自有住房的相关证明材料；退休证明、与单位解除劳动合同证明、户籍注销证明或死亡证明材料；重病、特困等特殊群体提取时，维修基金、物业管理发票、物业维修费等相关材料；办理提取业务中需要归档的其他材料。

　　每一种门类的业务档案在办理和管理过程中，根据实际业务办理情况的不同又可分为很多种，如归集档案中的开户业务分为单位开户、单位预缴开户、个人开户三种；变更业务分为个人基数调整、比例调整、封存、启封、汇缴类型、单位资料、个人资料变更七种。业务类型的复杂多样，造成了住房公积金业务档案管理的复杂多样性。

　　2、形成的有机联系性

　　住房公积金业务档案应遵循归集、贷款、提取等业务活动形成的规律，而保持有机联系，并具有一定的周期性。

　　如个人住房贷款，这项业务目前在益阳市主要是为参加住房公积金缴存的在职职工购买、建造、翻建、大修自住住房设立的政策性专项贷款。要享受这项贷款，首先就必须建立个人帐户，然后是进行贷款申请、审查、审批、发放，这部分主要由相关契约、凭证及借款人的基本资料组成。到最后全部还款，退休时办理提取。这个过程，需要几年或者十几、几十年的时间。产生了包括归集、贷款、提取的所有档案材料，材料形成周期就是贷款运转周期。

　　3、整理的即时性

　　住房公积金业务都是在前台业务窗口办理，在办理的过程中，借款人所提供的审批表、身份证、婚姻证复印件、有关的合同或发票等材料都是必须归档的重要资料，这就要求窗口业务员在办理业务的同时，将资料即时整理。通过调研，笔者发现，由于住房公积金业务类型多种多样，每个窗口都是综合窗口，每天办理的业务都是不确定的，同一个柜台，可能今天办理汇缴业务较多，明天办理提取业务较多，柜台业务员为了日后查找方便，将每笔业务按办理的先后顺序编制流水号，有的还登记流水台帐，再将资料粘贴、订卷，以办理日期为准加以区分。

　　二、住房公积金业务档案管理存在的问题

　　我市住房公积金中心2003年成立。截止2013年底，全市职工个人住房公积金帐户数20.67万个，累计归集住房公积金64.34亿元，余额为35.39亿元，实现增值收益6927.37万元。随着住房公积金业务的不断发展、延伸和完善，住房公积金业务档案在内容上更加丰富，数量上不断增长。实际上，一个公积金账户就会形成一份贷款档案，这就意味着在我市已经产生了20.67万卷贷款档案。而我市住房公积金起步晚，业务档案规范管理更晚。因此，加强业务档案的管理已迫在眉睫。近年来，益阳市住房公积金中心档案意识不断增强，加强了对档案工作的规范化管理，今年更是将档案工作列入了年终绩效考核，制作了详细的考核细则，全市8个管理部通过开展档案专项检查，加大档案管理力度，向档案规范化管理迈出了坚实的一步。其中赫山区管理部和沅江市管理部都通过省一级档案评估，全市住房公积金系统档案管理水平都得到了很大的提升。

　　但是目前国家对住房公积金业务档案的管理没有出台相应的规范性文件，湖南省对住房公积金档案管理也缺乏可操作的《实施意见》。各地在实际管理中由于没有标准遵循，出现各自为政，“想当然”地整理等不规范行为，具体表现在以下几个方面：

　　一是业务档案生成环节。由于业务员业务熟练程度和责任心差异，对资料审核把关不严，存在着记载不清、资料不全、缺章少印的问题。

　　二是在业务档案收集环节。有的管理部没有建立业务档案制度或者没有很好地落实业务处理部门归档制度，加上人手少、事务繁忙，业务员、档案员职责不明，至使业务档案收集不系统、不配套、不齐全。

　　三是在业务档案归档整理环节。各管理部对业务档案的立卷方法、分类大纲、保管期限、编目编号系统等均不统一，大部分没有体现小卷盒装，小卷内没有文件目录，目录号使用不当，有的甚至没有编页码，没有达到档案整理最基本要求：利用便、检索快、定好位、不丢失。

　　四是在业务档案保管环节。各管理部虽然都加大了对档案室设施建设的投入，添置了密集架、空调、去湿机等设备，但离档案室“九防”（防水、防火、防盗、防虫、防高温、防潮、防强光、防尘、防鼠）的要求，还有一定差距。尤其需要加强的是对制度的完善和落实。基本上所有的管理部都制定了档案移交、档案借阅等制度，但是很多都是一张白纸，流于形式，并没有真正地执行起来。

　　三、加强住房公积金业务档案管理对策

　　1、加强领导，建立业务档案管理工作体系

　　健全制度，明确职责。益阳市住房公积金中心将档案工作纳入年终绩效考核的作法，可长期持续下去。并可将档案工作纳入分管负责人责任制；将业务档案的收集整理纳入业务员工作计划、纳入部门岗位责任制。配备专兼职档案工作人员，落实业务档案工作的保证体系。

　　2、规范制度，完善业务档案整理归档的标准

　　笔者通过调研，深入了解住房公积金业务工作，结合业务档案规范化管理要求，制定了住房公积金分类大纲：（如图）

　　市直本部可参照分类大纲，进一步制定详细的归档范围、分类、编码、保管期限、归档要求、保管利用办法等，并制定统一的装具封面式样、卷内目录、移交清单格式等，在全市范围内推广，达到统一标准，规范管理的目的。

　　3、丰富手段，提高档案管理信息化建设水平

　　电子计算机和网络技术的发展，为档案管理提供了更加优越的条件。住房公积金中心应积极抓住现代化技术带来的契机，在档案管理信息化建设上狠下功夫，达到资源共享，利用快捷的目的。更要整合业务系统和档案系统。目前管理部门都已购买金通档案管理系统，而公积金业务办理也早已实现系统操作，业务系统中储存了大量数据信息。但由于业务系统和档案系统是分离的，无法实现数据共享。为此，建议整合业务系统和档案系统，在业务系统中设计数据导出功能，档案系统中应设相应数据接口，供档案交接时使用。