益阳市住房和城乡建设局 关于印发《益阳市建设工程电子文件与 电子档案管理实施细则》的通知
发布时间: 2020-08-04 15:41     来源:城建档案馆 作者:     [字体:  ]

                                               益建发〔2020〕42号

各区县(市)住房和城乡建设局,有关建筑业企业:

经市人民政府同意,现将《益阳市建设工程电子文件与电子档案管理实施细则》印发给你们,请认真组织实施。

 

 

                                                             益阳市住房和城乡建设局

                                                                 2020年8月4日

                                 

     

                                   益阳市建设工程电子文件与电子档案管理实施细则

 

第一条  为进一步规范我市建设工程电子档案归档与移交管理,推进我市城建档案电子化进程,根据《湖南省住房和城乡建设厅关于推进建设工程档案电子化工作的通知》(湘建〔2018〕125号)、《湖南省住房和城乡建设厅等五部门关于印发〈湖南省房屋建筑和市政基础设施工程竣工联合验收办法〉的通知》(湘建建〔2019〕134号)文件精神,结合我市实际,制订本细则。

第二条  本细则所称建设工程电子文件是指在工程建设过程中通过数字设备及环境生成,以数字形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体,依赖计算机系统阅读、处理、存取并可在通信网络上传输的文件。建设工程电子文件主要包括工程准备阶段电子文件、监理电子文件、施工电子文件、竣工图电子文件和竣工验收电子文件等。

建设工程电子档案,是指工程建设过程中利用计算机技术形成,经鉴定具有保存和利用价值的电子文件以及相应的支持软件参数和其它相关数据。

第三条  本细则适用于益阳市行政区域内新建、扩建、改建的房屋建筑工程和市政基础设施工程。其他建设项目参照执行。

第四条  市城建档案馆负责建设“建设工程电子文件与电子档案管理系统”。本行政区域内所有建设工程电子文件的同步签字、盖章及电子档案编制、归档、移交与业务指导工作在系统内采用在线方式完成。不具备系统内编制条件的建设工程应将纸质工程文件原件及时扫描归档。

第五条  区县(市)城建档案馆(室)应建立城建档案管理系统,接收与审核列入城建档案馆接收范围的工程电子文件,并负责对工程电子文件的形成、整理归档和移交工作进行监督、检查、指导和验收。

第六条  建设单位是建设工程电子文件形成、积累、整理、归档与电子档案验收移交的责任主体,其工作应符合下列规定:

(一)将工程电子文件的形成、积累、整理、归档纳入工程建设管理的各个环节和有关人员的职责范围。工程电子文件应随工程建设进度同步形成,不得事后补编。

(二)组织建设工程电子文件形成单位实施电子签章、电子签名。采用的电子签章、电子签名技术手段,应符合《中华人民共和国电子签名法》相关要求。

(三)检查和指导建设工程电子文件形成单位工程电子文件的归档和移交工作。

(四)建设工程竣工备案前,向所在地城建档案馆移交一套符合规定的工程档案。建设工程在线直接形成的工程电子文件,仅需归档文件的电子版本,无需归档文件的纸质版本。由纸质文件扫描形成的工程电子文件,应同时归档文件的纸质版本、电子版本两套。

(五)建设工程立项后,建设单位应登陆建设工程电子文件与电子档案管理系统,进行建设工程项目报送申请,按项目规则分配各参建单位帐号,要求各参建单位如实填报相关信息。具体操作详见本系统操作说明书和操作视频讲解。建设单位首次登陆系统应如实填报单位信息进行注册,由所在地城建档案馆进行审核。

第七条  建设单位及建设工程电子文件形成单位在填报、归档工程电子文件时应符合以下规定:

(一)工程电子文件的内容及其深度应符合国家现行有关工程勘察、设计、施工、监理等规定。

(二)工程电子文件应包含有效的、完整的、可读的电子签章。若不存在,应收集签名、盖章后的文件或纸质文件的扫描件。

(三)与工程电子文件的真实性、完整性、有效性、安全性有关的管理控制信息必须与建设工程电子文件一并归档。

(四)纸质档案扫描应按照《纸质档案数字化规范》(DA/T31-2017)要求执行。扫描的电子文件内容应与纸质文件原件相符,且图像清晰、完整、不偏斜、不失真、不漏页,并按要求著录扫描件内的基础数据。

第八条  声像档案具体要求、归档内容应按照《城建档案业务管理规范》(CJJ/T158-2011)要求执行:

(一)所有照片和录像必须真实、完整、清晰、有效。

(二)项目著录、照片文字说明必须按本系统内相应要求填写归档。

第九条  工程电子文件立卷原则上按系统规则自动立卷,但有明显错误的必须改为手动操作,具体要求参照本系统操作说明。

第十条  建设单位在文件归档操作前,要进行自检,应对工程档案真实性、完整性负责。

第十一条  工程电子档案移交按以下程序执行:

(一)建设单位在本系统上提交移交申请。

(二)城建档案馆接到申请后进行审核,审核通过后在1个工作日内告知移交日期。

(三)建设单位按时将纸质档案、电子档案、声像档案报送至所在地城建档案馆。

(四)城建档案馆在3个工作日内完成验收审核并在线出具验收审核意见,不合格的限期在10个工作日内进行完善,合格的在线告知。

第十二条  本细则从公布之日起施行。自本细则施行之日起市中心城区办理工程施工许可手续的建设项目,市城建档案馆只接收电子档案,不再接收纸质档案;本细则施行前已办理工程施工许可手续的建设项目,市城建档案馆可接收电子档案,也可接收纸质档案和纸质档案扫描件。建设单位未及时向城建档案管理机构移交联合验收文件、备案文件和相关竣工验收文件的,将在建设项目审批一体化平台进行公示。

 

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